Konflikty jako źródło spadku wskaźników jakościowych w firmie produkcyjnej

Wyzwanie

Potrzeba klienta: „W jednym z naszych zakładów mamy trudności w utrzymaniu na wymaganym poziomie wskaźników jakościowych. Ważnym, zidentyfikowanym przez nas powodem tej sytuacji są konflikty pomiędzy kilkoma współpracującymi ze sobą działami. Na spotkaniach okołoprodukcyjnych kłócą się ich szefowie, w codzienne spory angażują się również szeregowi pracownicy skonfliktowanych działów. Potrzebujemy pomocy w uspokojeniu sytuacji.”

Zidentyfikowane badaniem potrzeb aspekty sytuacji, które wymagały uwzględnienia w projektowanym rozwiązaniu to:

  • niejasności w zakresach odpowiedzialności poszczególnych działów produkcyjnych i okołoprodukcyjnych (Dział Kontroli Jakości, Dział Utrzymania Ruchu) i związane z tym mnożenie się błędów i problemów „na styku”,
  • negatywne nastawienie poszczególnych działów do siebie: „oni celowo opóźniają naszą pracę”, „dostajemy od nich brudny towar”, „Kontrola Jakości zastawia na nas pułapki, zamiast z nami współpracować”. Dział Utrzymania Ruchu nie odpowiada na nasze zgłoszenie i naprawia usterki przez telefon”
  •  istniejąca w firmie akceptacja dla brutalizacji zachowań i języka – „pracujemy szybko, więc szybko i dosadnie mówimy i działamy”, 
  • przyjęty przez menedżerów styl pracy z konfliktami pojawiającymi się wśród ich pracowników nie rozwiązujący problemów, a jedynie tłumiący je – „oczekuję, że się pogodzicie i już nigdy nie usłyszę o żadnych awanturach”,

Rozwiązanie

  • Dwukrotne (na początku i na końcu projektu) przeprowadzenie wśród pracowników anonimowej ankiety na temat obowiązującego w firmie stylu komunikowania się. Jej wyniki wykorzystano na kolejnych etapach projekt

  • Warsztat porządkujący zakresy odpowiedzialności dla zarządzających działami produkcyjnymi i okołoprodukcyjnymi z udziałem Dyrektora Produkcji i Dyrektora Zakładu. Wyniki tego warsztatu również były wykorzystywane w kolejnych etapach projektu

  • Cykl warsztatów budujących współpracę pomiędzy poszczególnymi działami. W ich trakcie uczestnicy dyskutowali o wzajemnych oczekiwaniach, identyfikowali i rozwiązywali problemy „na styku” swoich działów i wypracowywali obowiązujące zasady współpracy

  • Spotkania podsumowujące warsztaty budowania współpracy. Ich uczestnikami byli przedstawiciele poszczególnych grup warsztatowych i zarządzający firmą

  • Każda grupa tworzyła odpowiedź na pytanie w formie ruchomego modelu

  • Szkolenia doskonalące umiejętność rozwiązywania konfliktów przeznaczone dla menedżerów wszystkich szczebli zarządzania produkcją

  • Trzy follow-up’y, pierwszy dotyczący wdrażania przyjętych rozwiązań wspierających współpracę, drugi zbierający doświadczenia menedżerów w rozwiązywaniu konfliktów, trzeci był podsumowaniem całości projektu.

Efekty

  • znaczący spadek konfliktów,

  • stabilizacja wskaźników jakościowych na wymaganym przez firmę poziomie.